Od Excela do AI - czyli kiedy w firmie wdrożyć pierwszy system?
Wiele firm zaczyna swoją drogę digitalizacji procesów często intuicyjnie sięgając po Excela i e-maila, ale przychodzi moment, kiedy to za mało. Warto jednak przyjrzeć się bliżej i odpowiedzieć na pytanie, kiedy zaistnieje potrzeba wdrożenia kolejnych narzędzi informatycznych. Kiedy wdrożyć system CRM, a kiedy warto pomyśleć o ERP lub BI oraz jak robić to mądrze, krok po kroku.
Jak wygląda rzeczywistość większości firm na starcie?
Większość firm zaczyna bardzo podobnie.
Księgowość w biurze rachunkowym, dokumenty w Excelu, kontakty w notatniku lub w Outlooku. Sprzedaż oparta na relacjach, poleceniach i bezpośrednim kontakcie z klientem.
Z czasem jednak zaczynają ginąć informacje: kto dzwonił, z kim rozmawiano, jakie ustalenia padły. Oferta, która miała być wysłana do klienta w środę jest pisana dopiero w czwartek, bo wyleciało nam z głowy, bo przecież było tyle innych rzeczy do zrobienia.
Właściciel firmy ma coraz więcej na głowie i coraz mniej pewności, co naprawdę dzieje się w sprzedaży.
Z badań HubSpot wynika, że ponad 40% małych firm zarządza sprzedażą w arkuszach kalkulacyjnych. To działa, dopóki nie pojawia się więcej niż jedna osoba w zespole. Potem zaczyna się chaos.
Kiedy zatem przychodzi moment na pierwszy system?
Nie ma jednej daty w kalendarzu, ale są wyraźne sygnały:
w firmie jest więcej niż jedna osoba zajmująca się sprzedażą (wliczając w to szefa)
klienci nie są przypisani do żadnego procesu
oferty giną w mailach lub wysyłane są z błędami - tak czasem bywa
proces zdobywania leadów jest zaniedbywany, bo trzeba obsłużyć tych klientów, którzy już są
To moment, w którym warto sięgnąć po system CRM, czyli narzędzie, które zbiera wszystkie dane o klientach w jednym miejscu i pozwala zarządzać sprzedażą w sposób przewidywalny.
CRM nie jest systemem tylko dla korporacji. Wręcz przeciwnie - jest to najczęściej pierwszy krok w stronę uporządkowanej sprzedaży i cyfrowego rozwoju firmy.
Darmowy czy płatny CRM?
Na początku firmy często sięgają po darmowe rozwiązania, ale nie ma ich dużo, a te, które są, to najczęściej darmowe wersje większych rozwiązań. Problem polega tu na tym, że w darmowym planie mamy bardzo mało funkcji, które są przydatne, ale za to przyzwyczajamy się do danego systemu i za chwile zaczynamy płacić, system okazuje sie nie bardzo dopasowany do naszego procesu sprzedaży, no ale już nie chce sie nikomu zmieniać tego systemu, więc płacimy, narzekamy i często nie korzystamy z systemu, bo przecież to nic i tak nie daje - koło się zamyka - wracamy do excela.
Dlatego, jeśli nie chcemy płacić i chcemy skorzystać z czegoś na kształt CRMu - czegoś, coś co jest proste, darmowe, porządkuje lejek i choć jest nieco “ręcznym” systemem, to doskonale wprowadzi nas w świat CRM. Taką opcją jest np. Notion czy Trello.
Ich funkcje są ograniczone, ale dają to, co najważniejsze – widoczność i porządek w danych o klientach.
To lepsze niż Excel z jednego prostego powodu:
Excel nie przypomni Ci o follow-upie i nie pokaże, ile szans sprzedaży masz w danym momencie w lejku.
Najważniejsze, by narzędzie było proste w obsłudze i dopasowane do etapu rozwoju firmy, a nie najbardziej rozbudowane. Wraz z rozwojem firmy system zawsze można rozbudować lub wymienić.
Co dalej, gdy firma rośnie
Wraz z rozwojem pojawia się nowa potrzeba i to nie tylko, jeśli chodzi o zarządzanie sprzedażą, ale przede wszystkim o usprawnienie i zautomatyzowanie procesów wewnętrznych organizacji.
Sprzedaż wpływa na produkcję, magazyn, fakturowanie, obsługę klienta, środki trwałe, księgowość, kadry i płace.
W tym momencie warto pomyśleć o systemie ERP.
ERP scala dane z całej organizacji od sprzedaży przez produkcję i logistykę do rachunkowości i finansów. To już nie tylko narzędzie do sprzedaży, ale fundament, który pozwala rosnąć bez chaosu.
Według raportu Panorama Consulting 2024, firmy po wdrożeniu ERP notują średnio 15–25% wzrost efektywności operacyjnej. Ale uwaga – ERP ma sens wtedy, gdy firma ma już stabilne procesy sprzedażowe i jasno określone role.
BI i AI – kolejne kroki w rozwoju
Kiedy dane są zebrane w jednym miejscu, otwiera się droga do kolejnego poziomu – raportowanie i Business Intelligence (BI).
Dzięki BI można tworzyć analizy, raporty i prognozy, które pomagają podejmować decyzje na podstawie faktów, nie intuicji.
A potem przychodzi etap automatyzacji i AI – systemy, które przewidują zachowania klientów, sugerują działania i pomagają planować sprzedaż z wyprzedzeniem.
Ale wszystko ma swój czas.
Nie ma sensu wdrażać AI, jeśli dane są rozproszone w Excelach i e-mailach.
Podsumowanie: od czego zacząć?
Jeśli nie wiesz, od czego zacząć, zrób prostą analizę:
jak dziś wygląda Twój proces sprzedaży
jakie masz procesy w firmie
gdzie giną dane
co jest Twoim wąskim gardłem
które decyzje podejmujesz „na czuja”
To często najlepszy punkt startu do rozmowy o pierwszym systemie i budowie cyfrowej strategii sprzedaży i całej firmy.
