Dlaczego księgowość nie powinna wdrażać KSeF sama?
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedno z największych wyzwań cyfryzacyjnych, z jakimi mierzą się obecnie polskie firmy. Choć na pierwszy rzut oka KSeF może wydawać się „kolejnym obowiązkiem księgowym”, w rzeczywistości jego implementacja znacząco wykracza poza kompetencje samego działu księgowości. Próba samodzielnego wdrożenia KSeF przez księgowość niesie ze sobą istotne ryzyka organizacyjne, technologiczne i prawne.
KSeF to projekt systemowy, nie tylko podatkowy
Najczęstszym błędem organizacji jest postrzeganie KSeF wyłącznie jako zmiany w raportowaniu podatkowym. Natomiast KSeF to szereg procedur oraz system, który:
ingeruje w proces wystawiania faktur sprzedażowych,
ingeruje w proces odbierania faktur kosztowych,
wpływa na obiegi dokumentów,
wymaga integracji z systemami ERP, CRM i innymi systemami w środowisku IT firm
dotyczy uprawnień użytkowników, bezpieczeństwa danych i ciągłości działania systemów.
Księgowość jest jednym z kluczowych interesariuszy tego projektu, ale nie jedynym - i z pewnością pracownicy tego działu nie powinni być jego głównym wykonawcą.
Ograniczenia kompetencyjne działów księgowych
Działy księgowe posiadają kompetencje w zakresie prawa podatkowego i rachunkowości, jednak wdrożenie KSeF wymaga również wiedzy z zakresu architektury systemów IT, doświadczenia w integracjach oraz chociażby umiejętności zarządzania projektami, nie wspominając o zasadach cyberbezpieczeństwa i zarządzaniu uprawnieniami oraz dostępami.
Oczekiwanie, że księgowość samodzielnie przeprowadzi takie wdrożenie, prowadzi często do nadmiernego obciążenia zespołu oraz błędnych decyzji technologicznych. Nie można oczekiwać od księgowości wykazania się kompetencjami, które z założenia przypisane są innym rolom (administratorowi systemów, kierownikowi projektów, architektowi rozwiązań IT, analitykowi).
Ryzyko błędów operacyjnych i podatkowych
Samodzielne wdrożenie KSeF przez księgowość zwiększa chociażby ryzyko nieprawidłowego mapowania danych do schemy FA(3) e-faktury, może powodować braki w procedurach awaryjnych na wypadek niedostępności systemów w organizacji, czy samego systemu KSeF. Może także prowadzić do błędnego nadawania uprawnień w KSeF, a to może prowadzić do nieautoryzowanych dostępów dla pracowników Twojej firmy.
W efekcie firma może narażać się na przestoje operacyjne, błędy w fakturowaniu, a w przyszłości nawet na odpowiedzialność karno-skarbową.
Brak odniesienia do procesów biznesowych
Księgowość, działając samodzielnie, koncentruje się naturalnie na zgodności z przepisami. Tymczasem dobrze przeprowadzone wdrożenie KSeF może być okazją do optymalizacji procesów fakturowania, uporządkowania danych kontrahentów czy usprawnienia procesów obiegu dokumentów w organizacji.
Bez zaangażowania biznesu, IT i Zarządu, wdrożenie KSeF staje się jedynie „łataniem obowiązku”, a nie realną transformacją.
KSeF wymaga współpracy interdyscyplinarnej
Skuteczne wdrożenie KSeF powinno być projektem zespołowym, w który zaangażowani są:
księgowość / podatki – interpretacja przepisów i poprawność merytoryczna,
IT – integracje, bezpieczeństwo, infrastruktura, administrowanie aplikacją,
biznes / sprzedaż – dostosowanie procesów operacyjnych w firmie,
zarząd – decyzje strategiczne i priorytetyzacja zasobów,
zewnętrzni doradcy – doświadczenie z innych wdrożeń i najlepsze praktyki.
Dopiero taka konfiguracja minimalizuje ryzyka i pozwala w pełni wykorzystać potencjał KSeF.
Dynamika zmian nie sprzyja wdrożeniu
Nie jest tajemnicą, że zmiany wynikające z pracy Ministerstwa Finansów są bardzo dynamiczne. Częste zmiany rozporządzeń, nowe zapisy w ustawach, aktualizacje rozwiązań informatycznych, wyłączane z dnia na dzień środowiska testowe - to wszystko sprawia, że wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur jest znacznym wyzwaniem dla całej organizacji i nie można pozwolić na to, aby ciężar odpowiedzialności spadł na jeden dział. Oczywiście kluczowe jest wskazanie jednej osoby - lidera, która połączy ze sobą wszystkie działy biznesu zaangażowane w projekt, wskaże rekomendacje i uzyska decyzje na poziomie Zarządu.
Wnioski
KSeF nie jest projektem „dla księgowości”, lecz projektem dla całej organizacji. Próba samodzielnego wdrożenia systemu przez dział księgowy prowadzi do przeciążenia zespołu, zwiększenia ryzyka błędów oraz utraty szansy na realną poprawę procesów. Rola księgowości jest kluczowa – ale jako partnera merytorycznego, nie samotnego wykonawcy transformacji.
Dojrzałe podejście do KSeF oznacza współpracę, planowanie i świadome zarządzanie zmianą. Tylko wtedy wdrożenie stanie się inwestycją, a nie wyłącznie kolejnym obowiązkiem regulacyjnym.
