Czy Twoja firma jest gotowa na KSeF?
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to nie tylko zmiana techniczna, ale pełnoprawny projekt organizacyjny. Poniższa lista pytań pomoże Ci ocenić, na jakim etapie przygotowania jest Twoja firma i gdzie mogą pojawić się największe ryzyka.
1. Strategia i odpowiedzialność
☐ Czy w firmie wyznaczono właściciela projektu KSeF (a nie tylko „przypisano temat księgowości”)?
☐ Czy zarząd jest świadomy skali zmian i ryzyk związanych z KSeF? Czy jest gotowy na sprawne podejmowanie decyzji w bardzo dynamicznym środowisku zmian?
☐ Czy określono zakres wdrożenia (wszystkie spółki, oddziały, systemy)?
☐ Czy istnieje harmonogram działań z jasno określonymi etapami
☐ Czy wskazano i zmapowano wszystkie działy, których dotknie zmiana w zakresie obsługi faktur?
2. Procesy biznesowe
☐ Czy zmapowano obecne procesy wystawiania faktur sprzedażowych?
☐ Czy wiadomo, które procesy wymagają zmiany po wdrożeniu KSeF?
☐ Czy uwzględniono przypadki niestandardowe (korekty, zaliczki, faktury zbiorcze)?
☐ Czy przygotowano procedury awaryjne na wypadek niedostępności KSeF?
☐ Czy zmapowano obecne procesy odbierania faktur kosztowych (zakupowych)?
3. Systemy IT i integracje
☐ Czy wiesz, z jakich systemów wystawiane są faktury (ERP, CRM, e-commerce)?
☐ Czy systemy te są technicznie gotowe na integrację z KSeF? Czy wymagana jest współpraca z Dostawcami systemów i pozyskano oferty na licencje/wdrożenie KSeF?
☐ Czy przeanalizowano mapowanie danych do schemy FA(3)?
☐ Czy zaplanowano testy integracyjne przed produkcyjnym uruchomieniem?
4. Dane i jakość informacji
☐ Czy dane kontrahentów są kompletne i aktualne (NIP, adresy, statusy)?
☐ Czy struktura danych na fakturach jest spójna we wszystkich systemach?
☐ Czy zidentyfikowano pola wymagane przez KSeF, które dziś nie są uzupełniane?
☐ Czy zidentyfikowano pola fakultatywne/opcjonalne w KSeF, które na dzień dzisiejszy w organizacji są obowiązkowe?
5. Uprawnienia i bezpieczeństwo
☐ Czy ustalono, kto i w jakim zakresie będzie miał dostęp do KSeF?
☐ Czy wybrano odpowiedni sposób uwierzytelniania (zaw-fa, podpis, pieczęć firmowa)
☐ Czy uzyskano wymagalne narzędzia do uwierzytelnienia w systemie (token, certyfikat)?
☐ Czy wdrożono zasadę minimalnych uprawnień dla użytkowników?
6. Księgowość, podatki, rozliczenia
☐ Czy księgowość zna praktyczne konsekwencje pracy w modelu KSeF?
☐ Czy ustalono nowe zasady momentu wystawienia i otrzymania faktury?
☐ Czy przygotowano procedury dla faktur od kontrahentów zagranicznych?
☐ Czy zespół wie, jak reagować na odrzucenie faktury przez KSeF?
7. Ludzie i kompetencje
☐ Czy pracownicy zostali poinformowani o nadchodzących zmianach?
☐ Czy zaplanowano szkolenia dla księgowości, sprzedaży i innych zespołów, których dotknie zmiana?
☐ Czy firma ma wystarczające zasoby czasowe i kompetencyjne na wdrożenie? A jeśli nie, to w jaki sposób wypełni brakującą lukę?
☐ Czy rozważono wsparcie zewnętrznych ekspertów?
8. Testy i gotowość operacyjna
☐ Czy firma korzysta ze środowiska testowego KSeF?
☐ Czy przeprowadzono testy scenariuszy krytycznych (błędy, korekty, awarie)?
☐ Czy przygotowano dokumentację powdrożeniową?
☐ Czy firma jest gotowa na ciągłe zmiany i aktualizacje przepisów?
Interpretacja wyników:
0–5 „NIE” – jesteś na dobrej drodze, ale nadal potrzebujesz testów i doprecyzowania procesów
6–15 „NIE” – KSeF wymaga pilnego uporządkowania i planu wdrożenia
powyżej 15 „NIE” – wysokie ryzyko operacyjne, warto rozpocząć projekt od audytu
