Najczęstsze błędy przy wyborze systemu CRM, ERP lub BI — czego unikać, by osiągnąć faktyczny sukces
1. Wybór systemu „na wyrost”: większy nie znaczy lepszy
Jednym z najpowszechniejszych błędów jest wybieranie zbyt rozbudowanych systemów, które przekraczają realne potrzeby firmy. Argumenty typu „żeby było na przyszłość” lub „inni też to używają” często prowadzą do:
nadmiernych kosztów licencji i wdrożenia,
przeciążenia funkcjonalnościami, których nikt nie używa,
dłuższych czasów wdrożenia i większego ryzyka niepowodzenia,
frustracji użytkowników końcowych.
System powinien być skalowalny, ale przede wszystkim adekwatny do potrzeb organizacji. Technologie enterprise’owe są świetne, lecz nie każda firma potrzebuje pełnego pakietu — często wystarczy modułowe lub lżejsze rozwiązanie.
2. Brak rzetelnej analizy potrzeb biznesowych
Wiele wdrożeń zaczyna się od wyboru narzędzia, a dopiero potem definiuje się procesy, wymagania i cele. To odwrócona logika. Najpierw należy odpowiedzieć na pytania:
Jakie procesy chcemy usprawnić?
Co obecnie nie działa lub powoduje największe straty czasu?
Jakich danych brakuje do podejmowania decyzji?
Jakie działy/osoby będą korzystać z systemu i w jaki sposób?
Jaki problem biznesowy chcemy rozwiązać?
Bez tych informacji każda decyzja technologiczna jest obarczona wysokim ryzykiem, a wdrożenie będzie polegało na dostosowywaniu procesów do systemu, zamiast systemu do procesów.
3. Ignorowanie użytkowników końcowych
Nawet najlepszy system nie przyniesie korzyści, jeśli nie będzie używany. Jedną z głównych przyczyn niskiej adopcji są decyzje podejmowane wyłącznie „na górze”, bez włączenia zespołów operacyjnych. To prowadzi do:
niedopasowania funkcjonalności,
braku zrozumienia rzeczywistych potrzeb operacyjnych,
oporu przed zmianą i niechęci do nowego narzędzia,
dodatkowych kosztów zmian po wdrożeniu.
Włączenie użytkowników w proces oceny systemów przy wyborze tego faktycznego — to konieczność. Ich wiedza operacyjna ujawnia potrzeby, których nie widać z poziomu zarządu. Dobrym rozwiązaniem są chociażby wizyty referencyjne w innych organizacjach, aby zobaczyć, jak dany system został wdrożony i jak się sprawdza w codziennej pracy. Firmy oferujące systemy nie powinny się wzbraniać przed tego typu spotkaniami, a jeśli się wzbraniają, to pojawia się pytanie - co próbują ukryć? ;)
4. Kierowanie się głównie ceną lub modą rynkową
Popularne systemy mają swoje zalety, ale nie zawsze są najlepsze dla Twojej organizacji. Podobnie najtańsza oferta rzadko gwarantuje jakość i skalowalność. Uleganie marketingowi lub presji rynkowej często kończy się:
niedopasowaniem funkcjonalnym,
kosztownymi integracjami,
brakiem możliwości rozwoju,
szybką koniecznością migracji.
Technologia powinna wspierać strategię biznesową, a nie trend czy chwilowy impuls. Warto też zadać sobie pytanie, z czego wynika “popularność” systemu. Czy rzeczywiście z jego użyteczności, czy z dużego budżetu marketingowego.
5. Niedoszacowanie wymagań integracyjnych
Wdrożenie CRM, ERP lub BI rzadko kończy się na jednym systemie. Większość firm korzysta z co najmniej kilku narzędzi, a ich połączenie jest kluczem do spójnych danych i zautomatyzowanych procesów. Typowe błędy to:
brak mapy integracji na etapie wyboru,
zakładanie, że integracja „na pewno będzie prosta”,
brak budżetu na integracje,
pomijanie API i możliwości rozbudowy systemu.
System bez integracji często staje się nowym silosem danych zamiast centralnym narzędziem operacyjnym.
Podsumowanie
To tylko kilka z najczęściej popełnianych błędów w wyborze systemów informatycznych. Tematyka aż prosi się o drugi artykuł.
Niemniej jednak podsumowanie jest następujące: system ma realizować strategię, a nie ją zastępować.
Systemy mogą całkowicie zmienić sposób działania orgarnizacji, ale tylko pod warunkiem, że wybór narzędzia jest świadomą decyzją opartą na realnych potrzebach, danych i strategii operacyjnej. Impulsywny zakup rzadko prowadzi do sukcesu — za to przemyślany proces analizy i selekcji systemu zmniejsza ryzyka, obniża koszty i zwiększa szanse na pełną adopcję.
